電子定款の作成には専用の機材やソフトの準備が必要
会社設立の手続きでは、会社の目的や業務執行、組織などの基本規則を記した定款を作成し、認証を受ける必要があります。従来、定款は書面で提出するものとされていましたが、近年ではＰＤＦ化して、電子情報として作成された定款も認められるようになりました。この電子データで作成した定款のことを「電子定款」といいます。
紙の定款の場合、4万円の収入印紙を貼って印紙税を納めなければなりませんが、電子定款の場合は、電子情報として扱われるため、印紙代4万円が不要になり、会社設立時の費用を抑えることができるというメリットがあります。ただし、電子定款を作成するには、専用の機材やソフトを準備することが必要であり、それらをご自身で一から揃えていくとなると、4～6万円以上の費用がかかるため、結局印紙代より高くなってしまいます。
したがって、これらの専用の機材やソフトをもともとお持ちでない限り、あまりメリットは感じられないかもしれません。また、初めての方にとっては電子認証の手続きは複雑で、かなりの手間がかかりますし、認証済みの電子定款の受け取りのために、公証役場にわざわざ出向く必要もあります。こうしたことを考えると、既に機材やソフトを導入している行政書士等の会社設立の代行サービスに依頼された方が、結果的に時間・労力・経費の節約になるでしょう。
電子定款の作成に必要な専用の機材やソフトは以下のとおりです。
１ PDF変換ソフトの準備
電子定款でも紙の定款でも、Word等を使って定款の文面を作成するところは同じです。しかし電子定款を作成するには、Word等で作成した定款をPDFへ電子化する必要があります。PDF変換ソフトの種類はさまざまですが、電子文書が正しいことを証明する「電子署名」を挿入できる機能のついた、PDF変換ソフトを使わなければなりません。代表的なものはアビドシステムズ社から発売されているAdobe Acrobatというソフトになります。（約４万円）尚、類似のソフトとしてAdobe Reader（無償）というものがありますが、これはPDF文書を閲覧・印刷できるソフトであり、PDF文書作成の機能はありませんので、ご注意ください。
２ オンライン申請システムの利用者登録
電子定款を公証人に認証してもらうためには、オンライン申請システムを利用するための事前準備を行う必要があります。法務省のWebサイト「登記・供託オンライン申請システム」より提供されている、「申請用総合ソフト」をインストールしてください。インストールするとログイン画面が表示されますので、「申請者IDをお持ちでない場合」をクリックします。利用規約に同意し、必要事項を入力すれば、利用者登録が完了します。
法務省のWebサイト
「登記・供託オンライン申請システム」
３ 電子証明書の準備
オンラインによる電子申請には、①そのデータの作成者が申請者本人であること、②送信されたデータが改ざんされていないこと等の確認が必要です。このデータのやり取りにおいて、本人確認の役割を果たすのが「電子証明書」で、データの真正性を保証するのが「電子署名」です。書面で言えば、署名・実印が「電子署名」にあたり、「電子証明書」とは印鑑証明書に相当します。電子証明書は、地方公共団体の「公的個人認証サービス」の発行するICカード（マイナンバーカード）に標準的に組み込まれています。
４ マイナンバーカードの取得
PDFファイルに電子署名をする際、公的電子認証サービスの電子証明書が格納されたマイナンバーカードが必要です。マイナンバーカードは、市町村の役場の窓口で交付申請できます。
従来は、住基カード（住民基本台帳カード）に格納された電子証明書を用いて電子署名を行なっていました。既に取得されている場合は住基カードを使用できますが、マイナンバーカード制度の開始により、住基カードの新規発行はできませんのでご注意ください。
マイナンバーカードの交付申請は、郵便・パソコン・スマートフォン等によって行うことが可能ですが、交付申請から市区町村が交付通知書を発送するまで、約１カ月ほどかかります。交付通知書が到着したら、交付窓口にてカードを受け取ることができます。マイナンバーカードの交付申請に関する詳細は下記のWebサイトを参照ください。
地方公共団体情報システム機構
「マイナンバーカード総合サイト」
５ ICカードリーダライタの取得
電子証明書が搭載されたマイナンバーカード（住基カード）を読み込むために、ICカードリーダライタという電子機器が必要になります。（約５千円前後）ICカードリーダライタの種類はさまざまですが、公的個人認証サービスに対応している機種が必要です。下記のサイトより、対応している機種の一覧をご確認ください。尚、平成２９年１月より、ICカードリーダライタの代わりに、スマートフォンのリーダライタモードを使ってパソコンに接続し、公的個人認証サービスの利用が可能になりましたので、併せてご確認ください。
地方公共団体情報システム機構
「公的個人認証サービスポータルサイト」
電子定款作成の手順
１ Word形式で定款を作成する
定款の記載内容についての解説はここでは省略します。尚、日本公証人連合会のWebサイトに、定款記載例が会社の規模に応じて記載されており、「Word」のアイコンをクリックしてダウンロードできるようになっていますので、ご確認ください。
日本公証人連合会
「定款等記載例」
定款の文面が完成したら、公証役場や法務局で誤りがないかどうか確認してもらうのが良いでしょう。定款を電子化して公証役場に申請した後に訂正・再申請するとなると、大変な手間や費用が生じるおそれがありますのでご注意ください。
２ 定款をPDF形式へ変換する
Adobe Acrobatをインストールすると、Word文書の印刷ダイアログボックスで、プリンタの選択肢の中からAdobe PDFを選択できます。「印刷」をクリックすると、用紙に印刷されるのではなく、PDFに仮想的に印刷され、PDFファイルが作成できます。尚、後述する電子署名に使えるAdobe AcrobatのバージョンはXIまたはＤＣ等に限られていますのでご注意ください。
登記・供託オンライン申請システム
「動作確認しているPDF変換ソフト」
３ PDFファイルに電子署名する
次に、PDF化した定款に電子署名を行なっていきます。電子署名する前に、事前に法務省のWebサイト「登記・供託オンライン申請システム」で提供されている「PDF署名プラグインソフト」をインストールする必要があります。
４ 署名方法を設定する
- Adobe Acrobat （ここではDCを使用した場合を解説します）を起動し、PDF化した定款を開きます。
- メニューより「編集」→「環境設定」→「一般」を選択します。
- 表示される画面の「作成と表示方法」の詳細ボタンをクリックします。
- 作成と表示方法の環境設定ウインドウの「デフォルトの署名方法」でSigned PDFを選択します。
５ 電子署名をする
- Adobe Acrobat を起動し、PDF化した定款を開きます。
- メニューより「ツール」→「証明書」→「電子署名」を選択します。
- マウスをドラッグして署名する場所を決定する。（定款末尾の名前の右横）
- 署名者情報入力画面のパスワードの欄に、マイナンバーカードの登録の際に設定したパスワード（8桁以上）を入力します。（名前・署名地・理由の欄は任意記載事項）
- 署名が完了したPDFファイルを保存します。
電子定款の認証手続き
作成した電子定款は公証人の認証を受けなければなりません。法務省のWebサイト「登記・供託オンライン申請システム」を利用して、インターネット経由で電子定款を公証人に送信することができます。認証を受けた電子定款は、公証役場に直接出向いて受け取る必要があります。以下、電子定款の認証手続きについて解説します。
署名済み電子定款を送信する
申請用総合ソフトを起動する
- 法務省のWebサイト「登記・供託オンライン申請システム」からインストールした、「申請用総合ソフト」を起動し、ガイド画面の「申請書の作成を行う」をクリックします。
- 申請書様式一覧選択画面が表示されるので、「電子公証」→「電磁的記録の認証の嘱託」を選択します。
- 申請書作成・編集画面が表示されるので、件名に会社名、嘱託人情報、指定公証人情報を入力します。
- 画面上部の「完了」ボタンをクリックして情報を保存します。
申請書に電子定款を添付する
- 処理状況画面の上部にある「ファイルの添付」をクリックします。
- 添付ファイル一覧画面が表示されるので、「ファイルの追加」をクリックし、すでに作成した署名済みの電子定款（PDFファイル）を選択します。
- 画面下部の「保存」をクリックすると、処理状況画面の「情報」欄に添付ファイルを示すクリップマークが表示されます。
申請書に電子署名を付与する
- 処理状況画面上部にある「署名付与」ボタンをクリックします。
- 署名対象申請一覧画面が表示されるので、「ICカードで署名」をクリックします。
- ICカードをICカードリーダに差し込む旨のダイアログが表示されるので、差し込みをします。
- アクセスパスワード入力画面が表示されるので、パスワードを入力し「確定」をクリックすると、署名付与処理が行われます。
申請書を送信する
- 処理状況画面の上部にある「申請データ送信」をクリックします。
- 送信前申請一覧画面が表示されるので、送信対象情報にチェックを入れ、「送信」ボタンをクリックします。
- 正常に送信されると、送信完了通知画面が表示されます。
- 送信完了後、申請データがオンライン申請システムに到達すると、処理状況画面に「到達」ボタンが表示されます。「到達」ボタンをクリックすると、到達通知を取得でき、申請番号、到達日時等を確認できます。（この申請番号は申請を特定するために必要ですので必ず保存してください）
- 送信完了後、オンライン申請システムからお知らせが通知されると、処理状況画面に「お知らせ」ボタンが表示されます。「お知らせ」ボタンをクリックすると、受付年月日及び受付番号が表示され確認できます。（この受付番号は公証役場にて認証済みの電子定款を受け取る際に必要となります）
以上で、オンライン申請システムでの送信作業は完了です。
認証済みの電子定款を公証役場で受け取る
認証を受けた電子定款の受け取りは、インターネット上では行えません。公証役場に直接出向いて受け取ることが必要になります。
公証役場に持参するもの
電子定款保存の媒体
CD-R、CD-RW、USBメモリ、フロッピーディスク
委任状
発起人が複数いる場合、電子署名をした発起人以外の委任状
定款
電子定款をプリントアウトしたもの
印鑑証明書
委任状と定款に押印した全員の印鑑証明書
身分証明書
写真付きのマイナンバーカードや運転免許証
印鑑
公証役場で定款の謄本を請求する時等に必要
手数料
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