電子定款の作成には専用の機材やソフトの準備が必要
電子定款を作成すると、印紙代4万円が不要になり、会社設立時の費用を抑えることができるというメリットがあります。
しかし電子定款を作成するには、専用の機材やソフトが必要であり、それらをご自身で一から揃えていくとなると、4～6万円以上の費用がかかるため、結局印紙代より高くなってしまいます。
したがって、これらの専用の機材やソフトをもともとお持ちでない限り、あまりメリットは感じられないかもしれません。
また、初めての方にとっては電子認証の手続きは複雑で、かなりの手間がかかりますし、認証済みの電子定款の受け取りのために、公証役場にわざわざ出向く必要もあります。
こうしたことを考えると、既に機材やソフトを導入している行政書士等の会社設立の代行サービスに依頼された方が、結果的に時間・労力・経費の節約になるかもしれません。
電子定款の作成に必要な専用の機材やソフトは以下のとおりです。
１ PDF変換ソフトの準備
電子定款でも紙の定款でも、Word等を使って定款の文面を作成するところは同じです。
しかし電子定款を作成するには、Word等で作成した定款をPDFへ電子化する必要があります。
PDF変換ソフトの種類はさまざまですが、電子文書が正しいことを証明する「電子署名」を挿入できる機能のついた、PDF変換ソフトを使わなければなりません。
代表的なものはアビドシステムズ社から発売されているAdobe Acrobatというソフトになります。（約４万円）
尚、類似のソフトとしてAdobe Reader（無償）というものがありますが、これはPDF文書を閲覧・印刷できるソフトであり、PDF文書作成の機能はありませんので、ご注意ください。
２ オンライン申請システムの利用者登録
電子定款を公証人に認証してもらうためには、オンライン申請システムを利用するための事前準備を行う必要があります。
法務省のWebサイト「登記・供託オンライン申請システム」より提供されている、「申請用総合ソフト」をインストールしてください。
インストールするとログイン画面が表示されますので、「申請者IDをお持ちでない場合」をクリックします。
利用規約に同意し、必要事項を入力すれば、利用者登録が完了します。
法務省のWebサイト
「登記・供託オンライン申請システム」
３ 電子証明書の準備
オンラインによる電子申請には、①そのデータの作成者が申請者本人であること、②送信されたデータが改ざんされていないこと等の確認が必要です。
このデータのやり取りにおいて、本人確認の役割を果たすのが「電子証明書」で、データの真正性を保証するのが「電子署名」です。
書面で言えば、署名・実印が「電子署名」にあたり、「電子証明書」とは印鑑証明書に相当します。
電子証明書は、地方公共団体の「公的個人認証サービス」の発行するICカード（マイナンバーカード）に標準的に組み込まれています。
４ マイナンバーカードの取得
PDFファイルに電子署名をする際、公的電子認証サービスの電子証明書が格納されたマイナンバーカードが必要です。
マイナンバーカードは、市町村の役場の窓口で交付申請できます。
従来は、住基カード（住民基本台帳カード）に格納された電子証明書を用いて電子署名を行なっていました。既に取得されている場合は住基カードを使用できますが、マイナンバーカード制度の開始により、住基カードの新規発行はできませんのでご注意ください。
マイナンバーカードの交付申請は、郵便・パソコン・スマートフォン等によって行うことが可能ですが、交付申請から市区町村が交付通知書を発送するまで、約１カ月ほどかかります。
交付通知書が到着したら、交付窓口にてカードを受け取ることができます。
マイナンバーカードの交付申請に関する詳細は下記のWebサイトを参照ください。
地方公共団体情報システム機構
「マイナンバーカード総合サイト」
５ ICカードリーダライタの取得
電子証明書が搭載されたマイナンバーカード（住基カード）を読み込むために、ICカードリーダライタという電子機器が必要になります。（約５千円前後）
ICカードリーダライタの種類はさまざまですが、公的個人認証サービスに対応している機種が必要です。
下記のサイトより、対応している機種の一覧をご確認ください。
尚、平成２９年１月より、ICカードリーダライタの代わりに、スマートフォンのリーダライタモードを使ってパソコンに接続し、公的個人認証サービスの利用が可能になりましたので、併せてご確認ください。
地方公共団体情報システム機構
「公的個人認証サービスポータルサイト」
お客様に最適なサポートをご提供いたします。
℡ 072-246-9547
メールでのご相談はこちらへ
